مزایای اتوماسیون اداری

مفهموم اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری را می توان ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در میان امور اداری و اجزای مختلف یک مجموعه دانست. این امور با بهره مندی از نرم افزار اتوماسیون اداری که شامل نرم افزارها و سخت افزارهایی هستند که اجزای یک مجموعه را با یکدیگر یکپارچه کرده و به مجموعه قابلیت انجام امور اداری مانند انجام امور حسابداری ، بررسی پست های الکترونیکی و ... را به صورت یکپارچه و آسان فراهم می سازد.

به کار گیری و پیاده سازی این سیستم برای مجموعه های تجاری و سازمانی شرایطی را فراهم کرده است تا بتوانند با برنامه ریزی و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی تولیدات خود را به حداقل ملاحظه ای بالا ببرند.

ویژگی هایی که یک اتوماسیون اداری باید آن را داشته باشد به شرح زیر می باشد:

1. داشتن بروز رسانی های روز در سیستم اتوماسیون
2. عدم پیچیدگی های نامناسب
3. رابط کاربری مناسب
4. تحت وب بودن نرم افزارهای اتوماسیون اداری
5. امنیت در اتوماسیون تحت وب
6. گواهی نامه امنیتی از گروه آشیانه
7. امکان کپچا جهت جلوگیری از حمله رباط ها
8. امکان گرفت مک آدرس سخت افزار مدیران برای جلوگیری از هر گونه هک و یا حمله سایبری

برخی از کارمندان سازمان ها به دلیل نگرش و دیدگاه سنتی خود خیلی سخت به نرم افزار اتوماسیون اداری اعتماد می کنند و نامه ها و درخواست هایشان را به شکل قبل رو در رو پیگیری می کنند.به نحوی که دیده شده در بسیاری از سازمان ها این افراد همچنان نامه ها و درخواست هایشان را به صورت رو در رو پیگیری می کنند.

در این شرایط مدیران باید سایر کارمندان را مجاب به استفاده از این نرم افزار کنند اما در برخی از شرکت ها به دلیل حمایت نکردن مدیران این طرح با شکست مواجه می شود.

اما باید بدانید که استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری نشان دهنده موفقیت سازمان نیست زیرا ممکن است در نرم افزار اتوماسیون اداری مزایا و معایب زیادی وجود داشته باشد.

در این مقاله در ارتباط با مزایا و فواید استفاده از اتوماسیون اداری توضیحاتی را ارائه خواهیم کرد و در رابطه با هر یک از این فواید اطلاعاتی را بیان می کنیم.

ذخیره سازی داده ها در بانک اطلاعات و امکان دسترسی داشتن به انها:

از آنجایی که اطلاعات و داده های موجود در سازمان ها مهم هستند باید در فضایی مطمئن قرار بگیرند تا در هر لحظه که به آنها نیاز بود بتوانند دسترسی داشته باشند و تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنند.

سیستم اتوماسیون اداری این امکان را برای مجموعه ها فراهم می سازد و بانک اطلاعاتی وسیع و گسترده ای را در اختیار مدیران و کارمندان قرار می دهد.

طبقه بندی و مدیریت داده ها :

یکی از مهم ترین دغدغه های مجموعه های اداری طبقه بندی و مدیریت داده های تجاری – اداری می باشد. برای نگهداری این داده ها باید هر کدام را در دسته بندی مخصوص به خود قرار داد. نرم افزار اتوماسیون اداری این وظایف را بر عهده می گیردو با ایجاد نظم تمامی داده ها را در دسته بندی مخصوص به خود قرار می دهد که دسترسی به داده مد نظر بسیار سهل و اسان می باشد.

تبادل داده ها و اطلاعات :

سیستم اتوماسیون اداری با ایجاد هماهنگی و نظم دادن به کارمندان و همچنین ایجاد قابلیت تبادل اطلاعات و داده ها در میان کامپیوترهای مختلف یک مجموعه ، کار را آسان می سازد. که برای این کار تنها به یک شبکه LAN محلی و اتصال در میان تمامی سیستم های یک مجموعه نیاز است تا بتوانند داده های خود را رد و بدل کنند.

صرفه جویی در وقت و هزینه و منابع انسانی :

شرکت یا مجموعه ای موفق است که بتواند امور اداری خود را با حذف کردن هزینه های اضافی انجام دهد . در جهت انجام امور اداری مختلف ، مجموعه نیز به نیروی انسانی و کارکنان متخصص و آشنا به امور آن بخش نیاز دارد. حال می توان تمامی امور اداری به دست سیستم ها و ماشین آلات اداری انجام پذیرند و در این صورت مجموعه می تواند در هزینه و استفاده از منابع انسانی صرفه جویی نماید.

دقت نرم افزارهای اتوماسیون اداری :

دقت ماشین ها و اتوماسیون اداری را نمی توان با دقت ذهن مقایسه کرد. ماشین های محاسباتی و سیستم های اداری قادرند هزاران عملیات را در کسری از ثانیه بدون ایجاد خطایی در محاسبات به انجام رسانند. با توجه به این موارد در دفتر ها و شرکت های تجاری که اطلاعات و محاسبات بسیار حساس و اساسی می باشد می توان انجام امور محاسباتی را به اتوماسیون های اداری سپرد.

از دیگر مزایای سیستم های اتوماسیون اداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• حذف قابل ملاحظه ای از مکاتبات کاغذی در سازمان
• حذف کاغذ و کمک به محیط زیست
• انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان
• ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر و ایمنی بالا
• برداشته شدن دفاتر بزرگ و حجیم اندیکاتور از روی میز دبیرخانه
• مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
• ردیابی امور و پیگیری به موقع کارها
• تعامل الکتریکی با سایر سازمان ها

به صورت کلی اگر بخواهیم مزایای اتوماسیون اداری را تفکیک کنیم می توان گفت مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم بندی می شوند.

مزایای اتوماسیون اداری به صورت مستقیم :

مزایای قابل اندازه گیری مانند افزایش محصول با تاثیر مستقیم بر جریان نقدینگی سازمان را مزایای مستقیم می گویند که دیگر مزایای آن شامل :

• فعالیت های غیر ضروری مثل بایگانی کاهش پیدا می کند.
• به دلیل تقسیم کار کنترل بهتری انجام می شود.
• حداقل تبدیل اطلاعات به فرمت های نوشتاری و تصویری

مزایای اتومسیون اداری به صورت غیر مستقیم:

مزایای غیر کمی که در بلند مدت ممکن است باعث سود اوری شود جزء مزایای غیرمستقیم مطرح می شود که از سایر این مزایا می توان به :

• کاهش وابستگی به ادارات برای چاپ ، کپی و ...
• رضایت مشتریان به دلیل ارائه خدمات در اسرع وقت
• افزایش رضایت شغلی به دلیل اثر بخشی کارکنان در انجام کارهای خاص

استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب ، علاوه بر اینکه باعث صرفه جویی در زمان ، کاهش هزینه ها و در نتیجه بهره ور شدن سازمان می شود ، دستاوردهای چشم گیری برای مدیران ، کارشناسان ، کارکنان دبیرخانه و بایگانی و ارباب رجوع یک سازمان را در پی خواهد داشت.